Der Check-in: ein Bereich mit massivem Optimierungspotenzial


Für jeden professionellen Eventplaner spielt der Prozess des Check-ins eine tragende Rolle. Zum einen ist ein reibungsloser Ablauf zum Auftakt die Visitenkarte eines jeden Veranstalters. Abgesehen von dem prägenden Eindruck, den der Beginn vom Happening auf die Gäste ausübt, ist Effizienz an dieser Stelle aus unternehmerischer Sicht ressourcenschonend. Wir möchten Ihnen daher die häufigsten Herausforderungen bzw. potenzielle Fehlerquellen darstellen, die mit dem Check-in einhergehen, um anschließend adäquate Lösungsvarianten auf der Softwarebasis von iventic aufzuzeigen.

„Check-in“: Ein Begriff mit vielen Gesichtern
Ausgehend von der Wikipedia, ist Check-in zunächst schlicht ein Verfahren, bei dem ein Teilnehmer seine Ankunft anmeldet. Natürlich wirkt eine derart allgemeine Definition noch sehr oberflächlich. Bei direkter Anwendung auf die Eventbranche wird es hingegen schon konkreter. Aus seiner organisatorisch-deligierenden Perspektive obliegt es dem Eventmanager, mögliche Fehlerquellen im Ablauf zu identifizieren und im Vorhinein zu liquidieren. Nur: Um welche Abläufe handelt es sich dabei und welche Verbesserungen bietet iventic?

Fehlerquellen beim Check-in – so schafft iventic Abhilfe

1) Der Faktor Geschwindigkeit
Die Organisation im Hintergrund ist für einen schnellen Ablauf von zentraler Bedeutung. Ein großes Manko ist die bereits analoge Organisation im Hintergrund. Handgeschriebene Teilnehmerlisten sind selten geworden, doch je größer die Veranstaltungen, desto unübersichtlicher werden Tabellenkalkulationsprogramme.
Mit iventic haben Sie alle Namen immer ordentlich in der Übersicht. Jegliche Informationen über einen Besucher sind permanent über den Scan eines Barcodes für Sie verfügbar. Bei Bedarf ist auch eine manuelle Suchfunktion in das Tool integriert.

2) Der Faktor Equipment
Fällt die Check—in-Station aus, wird die Panne schnell zur peinlichen Angelegenheit vor den wartenden Gästen. Schlimmstenfalls muss für Ersatz gesorgt werden…. Und das kann mitunter dauern.
Ob klassische Check-in-Station, Notebook oder Smartphone: mit iventic wird ein beliebiges Peripheriegerät ein brauchbares Tool für Ihren Check-in. Das Tool ist komplett webbasiert und gewährt Ihnen somit permanent Zugriff auf Ihre Daten.

3) Der Faktor Gast
Egal, wie gut Sie planen: den Faktor Mensch müssen Sie als Variable gesondert berechnen. Was passiert, wenn ein Gast plötzlich unangekündigt in Begleitung auf das Event möchte oder die Daten auf seiner Eintrittskarte vielleicht korrekturbedürftig sind? Neben Verzögerungen geht es auch um eine Lösungsfindung, die den Gast zufriedenstellt.
Wir haben hier verschiedene Lösungen in petto. Das Handling von Sonderfällen und Walk-Ins gehört zu dem Funktionsumfang des Check-in-Tools. Alle personalisierten Platzkarten und Namensschilder können Sie in kurzer Zeit vor Ort ausdrucken. Bei Bedarf sind selbstverständlich Anpassungen der Karten und Namensschilder rasch vor Ort lösbar. Über das Seating-Tool haben Sie permanent Zugriff auf die Live-Datenbank und haben so Zugriff auf Auslastung und ggf. freie Kapazitäten.

4) Die unberechenbaren Faktoren
Niemand kann alle Faktoren in Gänze antizipieren. Mit der Geschwindigkeit, dem Equipment und den Gästen haben wir die häufigsten Fehlerquellen für Sie zusammengefasst. Aus der Praxis wissen wir längst, dass es weitere Anforderungen gibt. Insbesondere eventspezifische Gesichtspunkte haben uns dazu veranlasst, das Leistungsspektrum des iventic tools noch weit über die bereits angeführten Eigenschaften hinaus zu erweitern.
Wir haben es uns auf die Fahne geschrieben Lösungen zu finden, die das Check-in jeder Veranstaltung für Sie und Ihre Gäste optimieren. Hohe Individualität durch maximale Anpassbarkeit stehen daher neben den Standardfunktionen im Mittelpunkt der Nutzbarkeit des Tools von iventic. Rufen Sie uns im Zweifelsfall einfach an und wir finden eine Lösung für Sie und Ihr gelingendes Event.

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