Die DSGVO und ihre Auswirkungen auf Ihr digitales Teilnehmer-Management


Die DSGVO ist derzeit in aller Munde. Seitdem die Regelung am 28. Mai dieses Jahrs verbindlich für den gesamten Europäischen Wirtschaftsraum gilt, treibt sie manch erstaunliche Blüte. So gingen hunderte Seiten in Europa vom Netz, weil eine Umstellung den Betreibern schlicht zu kompliziert schien und in Wien entfernte ein Immobilienbetreiber jüngst 220.000 Klingelschilder seiner Mieter aus Angst vor einem Verstoß.
Mit unserer Software können Sie in der Eventbranche aufatmen. Mit dem iventic-Tool gelingt Ihnen die Umsetzung der neuen Verordnung im Veranstaltungsmanagement ohne unnötige Stolpersteine.
Eine öffentlich zuvor oft geforderte Neuerung im Datenschutz ist das Recht auf Vergessenwerden. Personendaten werden von uns im Anschluss an eine Veranstaltung, stets nach Ablauf einer Frist gelöscht. Daten, die unsere Kunden für sich exportieren, können selbstständig gelöscht werden.
Weiterhin besagt die DSGVO, dass grundsätzlich nicht mehr Daten erhoben werden dürfen als es zwingend notwendig ist oder in vielen Fällen eine Zustimmung des Kunden eingeholt werden muss. Da Sie bei iventic selbst und für jeden Teilnehmer individuell genau festlegen können, welche Daten Sie abfragen möchten, agiert das Tool ganz im Sinne dieser Regelung. Weiterhin besteht die Möglichkeit das Einverständnis der Benutzer mit einer frei erstellbaren Abfrage einzufordern und im Backend zu speichern, sowie die Seite mit Ihrer persönlichen Datenschutzerklärung und Impressum zu versehen.

Sind die Teilnehmer unter 16 Jahren alt, können diese gemäß der DSGVO keine gültige Einwilligung abgeben. Damit diese sich nicht dennoch registrieren, besteht die Möglichkeit eine Altersabfrage mit Validierung über das Frontend durchzuführen.

Kommen ihre Teilnehmer in Begleitung, können diese anonym registriert werden. Ist es erforderlich Daten über die Begleitungen Ihrer Teilnehmer zu erheben, so müssen die Teilnehmer bei der Anmeldung über die Einwilligung Ihrer Begleitung zur Angabe der Daten verfügen. Diese lässt sich ohne großen Aufwand über eine Checkbox im Frontend abfragen.
Auch die Forderung einer hohen Datenintegrität bereitet Ihnen mit iventic keine Sorgen. Durch den webbasierten Zugang unseres Tools greifen Sie rund um die Uhr und von überall auf die Daten Ihrer Veranstaltungen zu. Die Weitergabe von Teilnehmerdaten per Email oder Datenträgern wird hierdurch im Grunde überflüssig, da Sie Teilnehmerdaten über Exceltemplates jederzeit importieren und exportieren können. Möchten Sie dies dennoch tun, muss beachtet werden, dass dies stets über verschlüsselte Übertragungswege erfolgt.
Versenden Sie mit Hilfe des ivenctic-Tools Emails erfolgt dies grundsätzlich verschlüsselt.
Und das sind nur einige Bereiche, in denen iventic die vorgeschriebenen Grundsätzen privacy by design und privacy by default umsetzt.
Bei näherer Betrachtung der Neuerungen durch die DSGVO zeigt sich also: Alles halb so wild.
Dennoch sollten Sie sich bei der Erhebung von Daten stets die Frage stellen, ob Sie diese tatsächlich benötigen. Denn was es gar nicht gibt, muss im Nachhinein auch nicht geschützt werden.

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