Check in System für Events: Eine Lösung, die Ihren Gästen gefällt


Check in ist elementar für ein gelingendes Event sowie zentraler Bestandteil für erfolgreiches Guest Management. Soll der Gast sich bestmöglich behandelt fühlen, möchte der Event Manager den Zeitaufwand für das Check in aus Kosten-Nutzen-Gründen möglichst auf ein Minimum reduzieren. Handelt es sich hier wirklich um divergierende Bedürfnisse oder besteht eine Möglichkeit, beides unter einen Hut zu bekommen – oder besser – kann gar eine Synergie aus beidem entstehen? In diesem Beitrag möchten wir auf die Anforderungen der Gäste an den Check in für Events bzw. ein Check in System aufmerksam machen und adäquate Lösungen finden, um dieses mit dem unternehmerischen Prinzip der Kostenersparnis auf Grundlage der Softwarefunktionen von iventic in Einklang zu bringen.

Der Faktor Gast und das Check-in: Eine kurze Profilanalyse
Vorab: Ein jeder Gast hat seine ganz eigenen Anforderungen und im Detail können wir diese unmöglich vorausahnen. Dafür ist der Faktor Mensch schlicht zu variabel. Ausnahmefälle wird es bei jedem Event geben und erzeugt erst eine bunte Vielfalt, die es zu meistern gilt. En gros haben wir zwar eine Masse von Gästen, dafür allerdings jahrelange Erfahrungs- sowie Feedbackwerte, anhand derer wir annähernd einhundert Prozent der auftretenden Fälle mit unserem Check in System abdecken können. Grundlegend wissen wir über den Gast, dass er ein gelungenes Check in in den Gesamtkontext des Events einordnet. Selten honoriert er ein optimiertes Check in System extra; er macht sich hingegen meist bei erlebten Schwierigkeiten bemerkbar. Reibungslosigkeit bedeutet hier also vor allem Diversität der offerierten Check in Optionen, um den vielfältigen Anforderungen der Gäste Genüge zu leisten.

Check in vor Ort oder von zu Hause aus?
Lange Warteschlangen sind ein Albtraum beim Check in. Niemand wartet lange – so hat sich sogar der Beruf des Anstehers entwickelt, der sich für seinen Kunden stundenlang in eine Schlange stellt und für ihn wartet. Ein Extrem, das doch dem Bedürfnis vom Gast nachkommt, lange Warteschlangen zu vermeiden, ja sogar die Motivation dafür ist, dies mit allen Mitteln zu vermeiden. Dieser Gruppe von planenden Gästen, können Sie vorab die Nutzung vom Online Check in System von iventic anbieten. Ihre zeitlichen Kapazitäten schonen sie so bereits vorab.

Check in vor Ort mit Ticket Scan oder via manueller Suche
Bei aller Planung, kann der Gast auch einmal etwas vergessen… sein Ticket beispielsweise. Sicher ist er wenigstens mittelbar Ursache dafür, doch macht er für eine Verzögerung seines Check ins im Zweifelsfall doch den Veranstalter verantwortlich. Hat er wenigstens noch seinen Namen im Kopf, können Sie ihm mit der iventic Software vor Ort schnell auf der Gästeliste ausfindig machen und ihm gleich sein Tickert ausdrucken. Dadurch, dass sämtliche Prozesse digitalisiert sind, wird das lästige Durchstöbern unzähliger Listen obsolet. Diese Gästegruppe muss ferner nicht mehr als zeitlich besonders intensiv eingeplant werden, also benötigen Sie auch weniger personelle Ressourcen vor Ort.
Unerwarteter Besuch – Check in bei plötzlich auftauchenden Zusatz-Gästen
„Hey da ist heute das Event das Jahres, komme doch einfach mit!“, mag Ihre Veranstaltung im Bekanntenkreis Ihrer Gäste beworben werden. Beim Check in ohne iventic mag das ein echtes Problem darstellen, wenn plötzlich mehr Begleitung auftaucht, als erwartet. Mit unseren Tools gehört das zum Standard-Prozedere. Ein kurzer Blick auf die Sitzplanverwaltung, digitales Zuweisen binnen weniger Sekunden, evtl. noch eine Anpassung des Sitzplans und der Ticketdruck für die Zusatzgäste.

Es ist kompliziert – Sonderfälle im Check in souverän meistern
Sie und Ihre Events sind etwas ganz Besonderes? Davon gehen wir aus. Mehr noch: Dafür haben wir unser Check in System, sogar unsere gesamte Software konzipiert. Maximale Individualität mit minimalem Aufwand zu verbinden, ist das Grundkonzept, auf dem iventic fußt. Benötigen Sie eine Beratung für die Softwareumsetzung von Ihrem Check in System oder Ihres Gesamtprojekts? Wir beraten Sie gerne telefonisch und finden Ihre Lösung.

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