Veranstaltungsmanagement: Teilnahmebedingungen für Events

Veranstaltungsmanagement: Teilnahmebedingungen für Events


Die rechtliche Kontur Ihrer Veranstaltung

Nach der Veranstaltung flattert das Schreiben eines Anwalts von einem der Teilnehmer in Ihren Briefkasten. Statt mit zittrigen Händen und unter Schnappatmung öffnen Sie ihn mit der üblichen Ruhe – schließlich haben Sie die Teilnahmebedingungen für Ihr Event zuvor klar definiert.
Es gibt einige Gründe, warum der fehlende Rechtsrahmen teuer werden kann. Wir zeigen Ihnen, wie Sie auf der sicheren Seite stehen. Dieser Beitrag stellt selbstverständlich lediglich eine Orientierung dar und kann keine rechtliche Beratung ersetzen.

Die Standarddaten

Zuerst muss die Veranstaltung näher definiert werden, für die Ihre Teilnahmebedingungen dann gelten. Dazu gehören Veranstaltungstitel, eine Orts- sowie Zeitbestimmung und die Anschrift vom Veranstalter, ggf. ebenso die Adresse des externen Zahlungsdienstleister (sofern Sie mit einem solchen kooperieren).

Optionale Hinweise

Bei den folgenden optionalen Hinweisen handelt es sich um Angaben, die nicht unbedingt Bestandteil Ihrer Teilnahmebedingungen sein müssen.

Teilnahmegebühren (sofern Gebühren erhoben werden)

An dieser Stelle erfolgt eine Aufstellung aller anfallenden Gebühren für den Gast, ebenso verschiedene Rabatte oder preisliche Kategorisierungen. Achten Sie hier Ihren Teilnehmern zuliebe auf Transparenz in Bezug auf Verpflegungskosten oder erforderliche Nachweise für Rabattgruppen.

Zahlung (sofern Gebühren erhoben werden)

Listen Sie die Zahlungsmodalitäten in Gänze auf. Rückbelastungen (beispielsweise bei unzureichender Kontodeckung) werden selbstverständlich vom Teilnehmer getragen – weisen Sie darauf hin. Die Frist der Zahlungsfälligkeit legen Sie unter diesem Punkt auch fest.

Leistungen (wenn erbracht)

Welche Leistungen werden dem Teilnehmer zugesichert, wo sind sie festgeschrieben, was passiert bei Nichterbringung. Ein Ausschluss bei Nichtinanspruchnahme der Leistungen durch den Teilnehmer ist ratsam.

Programmänderungen

Behalten Sie sich kurzfristige Programmänderungen vor. Das ist keine Pflicht – steht und fällt ein Event beispielsweise mit dem Auftritt einer Person, wird es bei deren Ausfall wohl eher abgesagt und dieser Teil wird überflüssig.

Konstitutive Hinweise

Bei den folgenden konstitutiven Hinweisen handelst es sich um Angaben, die wohl bei allen Events Bestandteil der Teilnahmebedingungen sein müssen.

Anmeldung

Legen Sie hier eindeutig die Zielgruppe fest, für die die Anmeldung in welchem Zeitraum unter welcher Verbindlichkeit möglich ist. Weitere Angaben sind abhängig von den offerierten Anmeldemodalitäten. Am einfachsten ist die automatisierte Anmeldung über ein Tool, wie iventic. Mit dem Ausfüllen aller Pflichtfelder kann nun eine verbindliche Anmeldung entstehen, denn eine Bestätigung vom Lesen der Teilnahmebedingungen ist hier ein Pflichtfeld. Fehlt zum Vertrag nur noch eine Anmeldebestätigung, die bei iventiv automatisch an den Gast versendet wird. Zu dessen Orientierung klären Sie ihn darüber auf, wie er seine Anmeldebestätigung erhält.

Absage (bzw. Stornierung)

Bringen Sie hier zum Ausdruck, dass Ansprüche jeglicher Art im Falle einer Absage gegen den Veranstalter ausgeschlossen sind. Sonderfälle können Sie danach erläutern. Bei kostenpflichten Veranstaltungen für den Gast, sollten Sie den erstatten Betrag exakt angeben.

Haftung

Sie sollten nur bei Schäden haften, die durch Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit Ihrerseits oder Ihre Vertreter verursacht werden. Schließen Sie ferner Ihre Haftung bei Schäden während der An- und Abreise der Gäste zum Veranstaltungsort aus und auch den Verlust persönlicher Gegenstände sowie Unfälle.

Datenspeicherung und Datenschutz

Während des Anmeldeprozesses erheben Sie Daten, die teilweise hoch sensibel sind. Vermerken Sie, wofür Sie die Daten nutzen und welche Daten ggf. an Dritte weitergegeben werden und wie lange die Daten gespeichert werden. Welche Daten auf der Teilnehmerliste erscheinen, sollten Sie genauso angeben und wer Zugriff auf die Liste erhält. Ggf. ist ein Hinweis für Möglichkeiten sowie Art und Weise des Widerspruchs der Weitergabe an entsprechende Dritte notwendig. Lesen Sie auch, was es mit der DSGVO in Bezug auf dieses Thema auf sich hat.

Absage der Veranstaltungen und Änderungen

Definieren Sie genau, wie Sie in einem derartigen Fall verfahren.

Ergänzende Bestimmungen

Führen Sie hier alle Dienstleister auf, mit dem Sie während der Veranstaltung zusammenarbeiten. Ein Verweis auf deren AGBs ist notwendig.

Schlussbestimmungen

Sollten einzelne Vertragsbestimmungen ungültig werden, möchten Sie selbstverständlich dass die übrigen Bestimmungen ihre Wirksamkeit behalten. Erwähne Sie das hier. Zum Ende geben Sie noch das geltende Recht, Erfüllungsort und Gerichtssand an.

Information

AGB

Kontakt

iventic GmbH (Zentrale)
Hauptstr. 125 · 10827 Berlin
Tel. +49 (30) 5770 3974-0
Email: info@iventic.com