Teilnehmerakquise – Anzahl der Teilnehmer bei Events

Teilnehmerakquise – Wie Sie die Anzahl der Teilnehmer bei Ihrem Event sinnvoll erhöhen


Die Teilnehmerakquise ist für den professionellen Eventplaner unerlässlich: Nehmen wir eine Gewinnmaximierung als Referenzwert zur Optimierung, erscheint es aus unternehmerischer Sicht auch eine große Teilnehmerzahl sehr sinnvoll. Trifft dies in den meisten Fällen zu, möchten wir Ihnen daher aufzeigen, welche konkreten Maßnahmen Sie ergreifen können und auch, bei welchen Events wir empfehlen, die Werbetrommel besser unberührt zu lassen.

Wann ist Teilnehmerakquise sinnvoll und in welchem Maßstab?

Hier gibt es in der Theorie zwei Formen von Faktoren, nämlich harte und weiche.
Zu den harten Einflüssen zählt alles, was im Außen bereits die Anzahl der Gäste beschränkt. Wie sieht es mit den Räumlichkeiten aus - Haben Sie die Mercedes-Benz-Arena in Berlin gemietet oder handelt es sich eher um einen Raum in Konferenzgröße?
Weiche Größen betreffen die Aspekte, die der Gast sich wünscht. Möchten Sie gerne an einem Workshop mit mehreren hundert Gästen teilnehmen? Hier übersteigt Qualität die Quantität und es ist viel effizienter, die Preise für die stark begrenzten Plätze anzuheben, um Wirtschaftlichkeit zu generieren. Das ist wiederum auch kein Grund, generell den Wert der Planung derartiger Events zu unterschätzen. Sind kleine Events schneller ausgebucht, können Sie früher planen. Unser Tipp: Erwähnen Sie die Begrenzung ruhig, denn die Kapazitätsbegrenzung ist ein psychologisch starkes Marketinginstrument.

Entwickeln Sie eine Marketingstrategie für Ihre Teilnehmerakquise

Warum eine Zielgruppenanalyse vorher unerlässlich ist

Auch wenn Ihnen gigantische Räumlichkeiten zur Verfügung stehen und Ihre Veranstaltung von vielen Teilnehmern lebt, ist die Anzahl der Gäste immer noch beschränkt. Ein Konzert kann enorme Ausmaße annehmen, seine Begrenzung liegt dann aber doch in dem weichen Faktor Interesse an dem Auftritt bzw. Musikgeschmack begründet. Es ist daher unumgänglich, dass Sie eine Zielgruppenanalyse durchführen.

Wie Sie mit Content Marketing bei der Teilnehmerakquise punkten

Nachdem Sie Ihre Zielgruppe näher definiert und somit kennengelernt haben, gilt es diese zu begeistern. „Emotionen verkaufen“ - das ist eine Binsenweisheit. In den Köpfen der Zielgruppe wecken können Sie diese, indem Sie deren Vorstellung von Mehrwert kennen. Welchen Mehrwert kann ich meiner Zielgruppe bieten, wenn Sie an meinem Event teilnehmen? Der Aspekt nennt sich Content-Marketing-Strategie.

Konkrete Möglichkeiten zur Steigerung der Teilnehmerzahl

Guten Tag, mein Name ist Gast – lernen Sie Ihre Teilnehmer kennen

Zur Planung ist es sinnvoll, vorab die Teilnehmer nach Ihren Erwartungen zu befragen. Das ist sehr sinnvoll, um den Gästen ein Event zu bieten, das Sie in Zukunft weiterempfehlen. Außerdem ist es eine Möglichkeit, um Aufmerksamkeit zu erzeugen. Ein Feedback, welche Aspekte umgesetzt werden, können Sie später in eine personalisierte Einladung einflechten. Frühzeitiger Kontakt zu den potenziellen Kunden ist immer ein großer Pluspunkt.

Regelmäßige digitale Updates: Im Fokus bleiben

Bleiben Sie mit Ihren Teilnehmern in regelmäßigem Kontakt, ohne Spam zu verschicken. Senden Sie regelmäßig Änderungen auf der Agenda, Updates vom Status über einen E-Mail-Verteiler. Auch Fragen, beispielsweise zur Verpflegung, können gezielt „in kleinen Häppchen“ gestellt werden und suggerieren ein Interesse an dem Empfänger.

Seien Sie konkret – und stehen Sie zu Fehlern

Ein schwammiges „Blabla“ auf der Agenda einer Veranstaltung hat noch niemanden überzeugt… und wird es auch in Zukunft niemals tun. Eine klare Struktur, in dem die Highlights gekonnt hervorgehoben sind, lassen auch das Herz der potenziellen Teilnehmer höher schlagen. Spricht vielleicht sein favorisierter Speaker zu einem bestimmten Thema? Der Eindruck von Transparenz gegenüber Ihrem Marketingkonzept entsteht, damit kann auch Vorfreude wachsen. Fällt Ihnen trotz aller Sorgfalt in der Ausarbeitung ein Planungsfehler auf, sagt ein wichtiger Sprecher ab o. ä., zögern Sie nicht das Ihrem möglichen Publikum mitzuteilen. Nerviger, ja teils imageschädigend sind Verschleierungsstrategien jeglicher Art.

Online-Netzwerke und andere Plattformen für die Teilnehmerakquise

Alle sozialen Netzwerke haben ihre ganz eigenen Vorzüge für das Onlinemarketing, worüber ein komplett eigener Beitrag bei uns in Arbeit ist. Um in Kontakt zu bleiben, lohnt es sich die üblichen Bekannten zu bespielen: Facebook, Twitter, Xing, und LinkedIn. Machen Sie auf sich neugierig.

Software richtig für die Teilnehmerakquise einsetzen

Überall, wo Sie viele Gäste handeln möchten, erspart eine Softwarelösung viel Zeit. Bei kleineren Teilnehmeraufkommen, wirken technisierte Prozesse im positiven Sinn professionell nach außen. Kaum jemand möchte sich heutzutage noch unnötig für eine Offline-Registrierung bemühen müssen. iventic bietet für Online Registrierung und viele weitere Anwendungen eine Lösung für Sie. Auch der Website Konfigurator für eine eigene Event-Website ist ein mächtiges Marketing-Tool… oder benötigen Sie noch das passende Tool für Ihren Newsletter?

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